Andmekaitsetingimused

EKEI isikuandmete töötlemise teave on koostatud ELi isikuandmete kaitse üldmääruse 2016/679 artiklis 12 „Selge teave, teavitamine ja andmesubjekti õiguste teostamise kord“ sätestatud vastutava töötleja nõuete täitmiseks ning füüsiliste isikute teavitamiseks isikuandmete töötlemise põhimõtetest ja õiguste tagamisest ja ei hõlma käesolevad EKEI andmekaitsetingimused teisi riiklike registrite ja infosüsteemide, isikuandmete töötlemise eesmärke, ulatust ja viise, avalikkusele kättesaadavaks tegemise tingimusi ja isiku poolt enda andmetega tutvumise õigusi ja korda, mis on sätestatud, kas seadustes (näiteks kohtuekspertiisiseadus) või seadustes sisalduvate volitusnormide alusel vastu võetud määrustes (näiteks riikliku süüteomenetluse biomeetriaregistri põhimäärus). Samuti ei puuduta käesolevad selgitused juriidiliste isikute ja teiste asutuste andmete hoidmist ega ei hõlma need isikuandmete töötlemist võõrastel veebilehtedel, millele meie veebilehel viidatakse (välislingid).

Järgnevalt on esitatud teave isikuandmete töötlemise põhimõtete kohta EKEIs ning isiku õiguste kohta enda andmetega tutvumisel. 

EKEIs töötleme teie isikuandmeid kui:

Pöördute meie poole teabenõude, selgitustaotluse, märgukirja või muu kirjavahetusega (dokumendihaldussüsteemis registreeritud dokument sisaldab teie isikuandmeid)

Märgukirjas, teabenõudes, selgitustaotluses või ka muus kirjavahetuses sisalduvaid isikuandmeid kasutame pöördumise läbivaatamiseks ja vastamiseks. Kui peame teile vastamiseks kelleltki teiselt järelepärimisi tegema, avaldame teie isikuandmeid üksnes minimaalselt, hädavajalikus mahus ning järgime, et teie andmete osas oleksid mh tagatud ka seaduslikkuse, minimaalsuse ning turvalisuse põhimõtted.

Kui taotlete teavet, milles sisalduvad teie või kolmandate isikute juurdepääsupiiranguga isikuandmed, on meil kohustus tuvastada teabenõudja isik. Kui taotlete juurdepääsupiiranguga isikuandmeid kolmandate isikute kohta, peate meile teatama teabele juurdepääsu aluse ja eesmärgi (AvTS § 14 lg 2).

Kui pöördute meie poole isikuandmeid puudutavas küsimuses, palume pöördumine edastada digitaalselt või omakäeliselt allkirjastatult. Omakäeliselt allkirjastatud pöördumisele väljastame vastuse kohapeal tuvastades teie isiku isikut tõendava dokumendi alusel või digitaalselt krüpteerituna e-postile.

Teie pöördumise andmestik on avaliku teabe seaduse kohaselt nähtav EKEI dokumendiregistris. Registreeritud juurdepääsupiiranguga dokumentide puhul on avalikust dokumendiregistrist nähtavad vaid saatja või saaja initsiaalid, mitte nimi ega dokumendi sisu. 

Kui kirjale vastamine on teise asutuse pädevuses, edastame selle vastamiseks vastavale asutusele. Kirja edastamisest teavitame teid kui saatjat.

Sõltumata juurdepääsupiirangust väljastame dokumendi asutusele või isikule, kellel on otsene seadusest tulenev õigus seda küsida (nt uurimisasutus, kohtuväline menetleja või kohus).

Eraisikutega peetud kirjavahetust (teabenõuded, märgukirjad jne) säilitame dokumendihaldussüsteemis viis aastat. Selle tähtaja ületanud dokumendid kuuluvad hävitamisele.

EKEI töötajate ametlikele e-postiaadressidele edastatud e-kirju, mida dokumendihaldussüsteemis ei registreerita säilitatakse üldjuhul 1 aasta.

Teiega peetud kirjavahetust võime kasutada asutuse siseselt oma töö kvaliteedi hindamiseks ning koostada kirjavahetuse statistikat ja kokkuvõtteid (umbisikuliselt (nimedeta)).

Olete osaline riigihangetes ja sõlmitud lepingute täitmisel (sh andmesubjektidega sõlmitud lepingud, töövõtulepingud)

Kui riigihanke pakkumuses või sõlmitud lepingus olete kontaktisikuna vm rollis nimetatud, siis töötleme teie isikuandmeid riigihangetes ja sõlmitud lepingute täitmisel ainult sellises ulatuses, mis on riigihankes osaleva pakkuja või lepingu täitmisel lepingu partneri esitatud nimetatud eesmärkide täitmiseks. Samad tingimused laienevad ka juhul, kui lepingu täitmisel kasutatakse mingil põhjusel alltöövõttu.

Lepinguid säilitame 10 aastat lepingu lõppemisest. Selle tähtaja ületanud lepingud kuuluvad hävitamisele ja teave kustutatakse.

Kandideerite tööle

Vabade töökohtade info on leitav EKEI kodulehel. 

Juhul kui kandideerite EKEIsse tööle on teie isikuandmete töötlemise eesmärk leida kandidaat, kelle haridus, töökogemus, teadmised ja oskused vastavad enim tööülesannete täitmiseks kehtestatud nõuetele, ning teha kandideerijale ettepanek asuda tööle.

Tööle kandideerimisel lähtume töölepingu seadusega sätestatust ning kohtuekspertiisiseaduses kehtestatud nõuetest ning ei küsi teilt andmeid, mille vastu meil puudub õigustatud huvi. Seaduste ja teiste õigusnormide järgimise kohustuse ning laitmatu tausta osas kehtivad EKEI töötajatele sarnased ootused ja nõuded, mistõttu peame lepingu sõlmimiseks olema veendunud, et ka tööle tulevatel inimestel ei ole kehtivaid karistusi.

Kandidaadi isikuandmeid töötlevad värbamisprotsessis osalevad töötajad. Teistel töötajatel juurdepääs tööle kandideerija isikuandmetele puudub. 

Kandidaadi andmed on juurdepääsupiiranguga teave ning muudele isikutele/asutustele võime teie andmeid edastada üksnes juhul, kui neil on selleks otsene seadusest tulenev õigus (näiteks kohus või kohtueelne menetleja) ja põhjendatud vajadus.

Konkursikuulutuses nimetatakse alati kandidaadile esitatavad nõuded haridusele, töökogemusele, teadmistele, oskustele ning konkursil osalemiseks esitatavad dokumendid ja nende esitamise tähtaeg. Lisaks olulised tingimused, mis erinevad tavapärasest ning mille kirjeldamine võib olla oluline tulenevalt seaduste sätetest või kandidaatide informeerimise vajadusest. 

Värbamisprotsessis võime tööle kandideerija kohta koguda täiendavat teavet avalikest allikatest (sotsiaalmeediavõrgustikud, veebilehed, avalikud registrid jms). Eeldame, et kandideerimisdokumentide esitamisega on kandideerija andnud nõusoleku enda kohta käivatele küsimustele vastamiseks. Samuti eeldame, et lisatud soovitajad on nõustunud sellega, et nende poole teabe saamiseks pöördutakse

Kandidaatide hariduse, töökogemuse, teadmiste ja oskuste vastavuse hindamiseks teenistusülesannete täitmiseks kehtestatud nõuetele võime kasutada järgmiseid meetodeid:

• esitatud dokumentide analüüs, millega kandidaat tõendab vastavust ametikohale kehtestatud nõuetele
• intervjuu
• testimine (testimiseks võime kasutada ka väliseid teenusepakkujaid)
• taustauuring ja -kontroll (värbamisprotsessis võime kandidaadi kohta koguda täiendavat teavet avalikest allikatest (sotsiaalmeediavõrgustikud, veebilehed, avalikud registrid jms), kandidaadil on õigus saadud teabega tutvuda ja esitada omapoolsed selgitused-vastuväited) 
• kirjalik ülesanne
• proovitöö
• muu kandidaadi hindamiseks asjakohane meetod.

Teistele kandidaatidele teie andmeid ei avaldata. Samuti ei avalda me teile teiste kandidaatide andmeid. 

Mittevalituks osutunud kandidaadi kandideerimisdokumente säilitame võimalike õigusvaidluste lahendamise eesmärgil üks aasta alates äraütlevast otsusest. 

Kirjavahetust töösuhete, personali jmt küsimustes säilitame 5 aastat. Praktika- ja konfidentsiaalsuslepinguid säilitame lepingu lõppemisest 5 aastat, töövõtu- ja käsunduslepinguid säilitame 7 aastat ja töölepinguid 10 aastat alates lepingu lõpetamisest. Tähtaja ületanud dokumendid kuuluvad hävitamisele.

Külastate meie asutust

EKEI on avatud tööpäeviti kell 9.00-16.30. EKEI siseruumides ja hoone ümbruses on ööpäev läbi toimiv videovalve. Liikumine hoones ja territooriumil (parklad, hoonega piirnevad alad) salvestatakse turvakaalutlustel. Turvakaamerate videosalvestisi haldame ja säilitame 4 kuud.

Kõik EKEI külalised (Tervise 20, Tallinn) sh EKEI tehnosüsteeme hooldavad isikud registreeritakse külaliste registreerimise programmis isikut tõendava dokumendi alusel. Fuajeest edasi ruumidesse pääsevad külalised üldjuhul saatjaga. Vajadusel väljastatakse uksekaart (n tehnosüsteemide hooldaja uksekaart).

Külaliste registreerimise programmi kantud andmeid säilitame 12 kuu jooksul alates külastamisest ning pärast tähtaja möödumist andmed kustutatakse.

Lääne-Eesti kohtuarstlikus osakonnas on kasutuses SA Pärnu Haigla turvakaamerad, mis on paigaldatud turvalisuse, patsientide ohutuse ning ravi kvaliteedi tagamise eesmärgil Pärnu Haigla välisterritooriumile ja siseruumidesse. Turvakaamerate lähedusse on lisatud sellekohased teavitused ja turvakaamerate salvestiste käitlemist haldab SA Pärnu Haigla.

Lõuna-Eesti kohtuarstlikus osakonnas on kasutuses Tartu Ülikooli Biomeedikumi turvakaamerad, mis on paigaldatud turvalisuse tagamise eesmärgil Biomeedikumi välisterritooriumile ja siseruumidesse. Turvakaamerate lähedusse on lisatud sellekohased teavitused. Uksekaardilogisid haldab Biomeedikum.

Ida-Eesti kohtuarstlikus osakonnas on kasutuses Riigi Kinnisvara Aktsiaseltsi turvakaamerad, mis on paigaldatud turvalisuse tagamise eesmärgil osakonna kasutuses oleva hoone välisterritooriumile ja siseruumidesse. Turvakaamerate lähedusse on lisatud sellekohased teavitused. Turvakaamerate salvestiste käitlemist haldab Riigi Kinnisvara AS.

Külastate EKEI veebilehte

Veebilehe külastamisel piirduvad külastaja kohta kogutavad ja säilitatavad andmed järgmistega:

1. kasutatava arvuti või arvutivõrgu internetiaadress (IP-aadress), millest on võimalik tuletada kasutatava arvuti või arvutivõrgu internetiteenuse pakkuja nimi ja aadress;
2. kasutatava arvuti veebilehitseja ja operatsioonisüsteemi tarkvaraversioon;
3. veebilehe külastamise aeg (kellaaeg, kuupäev, aasta).

IP-aadresse ei seota isikut tuvastava teabega. Andmeid kogume selle kohta, millist veebilehe osa külastatakse ja kui kaua seal viibitakse. Kogutud andmeid kasutame külastusstatistika tegemiseks, et selle põhjal veebilehte arendada ja muuta see külastajasõbralikumaks. 

Andmeid säilitatakse 12 kuu jooksul alates veebilehe külastamisest ning pärast tähtaja möödumist andmed kustutatakse. Andmetele võivad lisaks EKEI töötajatele juurdepääsu saada Registrite ja Infosüsteemide Keskuse töötajad, kellel on selleks EKEI info- ja sidesüsteemide ekspluatatsiooni ning hoolduse korraldamise ja teostamisega seotud tööülesannete täitmisest tulenev otsene vajadus. Muudele isikutele/asutustele võime teie andmeid edastada üksnes juhul, kui neil on selleks otsene seadusest tulenev õigus (näiteks kohus või kohtueelne menetleja) ja põhjendatud vajadus.

Facebooki (Meta), Linkedin’i või Youtube’i lehte EKEI ei kasuta.

Küpsised

Infoturbe eesmärgil (õiguslik alus: küberturvalisuse seadus §7 lg 1 p 1 ja 3) kasutatakse avalikkusele juurdepääsetavatel veebilehtedel CloudFlare’i rakendust, mis lisab kasutaja arvutisse 2 küpsist (_cf_bm ja_ cfuvid). 

Küpsiste seadmise eesmärk on reguleerida liikluskoormust veeblehe paremaks toimimiseks ning küberintsidentide ennetamiseks ja need ei identifitseeri kuidagi individuaalset külastajat ega jälita tema tegevust veebis. 

Teenust vahendab Justiits- ja Digiministeeriumi haldusalale Riigi Infosüsteemide Amet. 

Aja jooksul võib EKEI oma veebilehtede kvaliteedi parandamiseks küpsiseid uuendada ja lisada. 

Esitate taotluse registreeritud eraekspertide nimekirja kandmiseks

Registreeritud eraekspertide nimekirja kantakse füüsiline isik, kes vastab eraeksperdile esitatavatele nõuetele (KES § 26) 

Info registreeritud eraekspertide nimekirja kandmisega seotud tegevuste kohta on leitav EKEI kodulehel. Taotluse vorminõuded ning selles sisalduvate andmete koosseis ja lisad on kehtestanud justiitsminister 02.02.2024. a määrusega nr 6 „Registreeritud eraekspertide nimekirja pidamise kord“. (§ 4 ja § 5). 

Kõik esitatud dokumendid registreeritakse ja on avaliku teabe seaduse kohaselt nähtavad EKEI dokumendiregistris. Registreeritud juurdepääsupiiranguga dokumentide puhul on avalikust dokumendiregistrist nähtavad vaid saatja või saaja initsiaalid, mitte nimi ega dokumendi sisu.

Registreeritud eraeksperdi nimekirja arvamise, pikendamise ja kustutamise käskkirjad on avalikud dokumendid ja kättesaadavad instituudi avalikust dokumendi registrist. Registreeritud eraekspertide nimekiri on avalik dokument, kättesaadav instituudi kodulehel ja seal avaldatakse andmeid, mida taotleja on taotluses esitanud endaga kontakti saamiseks. 

Registreeritud eraekspertide nimekirja kandmisetaotlusi ja dokumente säilitame registreeritud eraeksperdi nimekirjast kustutamise järgselt 10 aastat, registreeritud eraekspertide nimekirja kandmise ja kande pikendamise käskkirju säilitatakse alaliselt.

Kirjavahetust registreeritud eraekspertide ja nende tehtud ekspertiisidega seotud küsimustes säilitame 5 aastat. 

Registreeritud eraekspertide koostatud ekspertiise säilitame 10 aastat ekspertiisi tegemisest arvates.

Tähtaja ületanud dokumendid kuuluvad hävitamisele.

EKEI tagab sisemise töökorraldusega, et teie eraelu võimalikult vähe riivataks. Isikuandmete töötlemine on seaduslik, õiglane ja läbipaistev; töötlemisel lähtume eesmärgipärasuse ja minimaalsuse printsiipidest; rakendame turvameetmeid, mis kaitsevad isikuandmeid ebaseadusliku juurdepääsu ja juhusliku kaotamise ning hävimise eest.

Instituudi andmekaitsespetsialist on asjaajamisjuht Merilyn Pallas
e-post [email protected] või tel 663 6608

Võrgukodu vastutav töötleja on Eesti Kohtuekspertiisi Instituut
EKEI kontaktandmed

Võrgukodu infotehnoloogiat haldab volitatud töötlejana Registrite ja Infosüsteemide Keskus
RIK kontaktandmed