Andmekaitsetingimused

Eesti Kohtuekspertiisi Instituudis (edaspidi EKEI) on isikuandmete töötlemise aluseks isikuandmete kaitse üldmäärus ja isikuandmete kaitse seadus.

Kuidas ja milliseid isikuandmed töötleme?

Töötleme teie isikuandmeid alljärgnevatel juhtudel:

1. Kui külastate meie veebilehte
2. Kui edastate meile teabenõude, märgukirja, avalduse, selgitustaotluse, vaide või muu taotluse
3. Kui kandideerite meile tööle

4. Kui teie isikuandmed on kantud kohtuekspertiisi infosüsteemi (oleme kohtuekspertiisi infosüsteemi volitatud  töötleja)

   Õiguslik alus: kohtuekspertiisiseadus

5. Kui teie isikuandmed on kantud riiklikku sõrmejälgede registrisse (oleme riikliku sõrmejälgede registri volitatud töötleja)

   Õiguslik alus: kriminaalmenetluse seadustik, politsei ja piirivalve seadus, kohtuekspertiisiseadus, vangistusseadus, päästeteenistuse seadus, kaitseväeteenistuse seadus

6. Kui teie isikuandmed on kantud riiklikku DNA-registrisse (oleme riikliku DNA-registri volitatud töötleja)

   Õiguslik alus: kriminaalmenetluse seadustik, politsei ja piirivalve seadus, kohtuekspertiisiseadus, vangistusseadus, päästeteenistuse seadus, kaitseväeteenistuse seadus

Isikuandmete töötlemine selgitustaotlusele, märgukirjale ja teabenõudele vastamise korral

EKEIsse saate edastada selgitustaotluse, märgukirja või teabenõude e-kirjaga, paberkandjal või kodulehelt.

EKEI kasutab pöördumistele vastamiseks pöörduja isikuandmeid.

Kirjavahetuse andmestik on seaduse kohaselt nähtav EKEI veebipõhises dokumendiregistris, kus kuvatakse otsingu tulemina kirja pealkiri, kuupäev ning registreerimisnumber. Sisu ega muid andmeid ei kuvata. Füüsilise isiku nime järgi otsingut teha pole võimalik, isegi mitte otsinguvälja “Kellelt“ kaudu. Eraelu kaitseks on pealkiri üldistav, mitte detailne (näiteks teabenõue, vastus pöördumisele, avaldus). Kes soovib saada täpsemat teavet oma pöördumise kohta, siis saab seda teha, esitades oma soovi e-posti aadressil [email protected].

Füüsiliste isikutega peetavale kirjavahetusele kehtestatakse juurdepääsupiirang.

Kirjavahetusega tutvumise soovi korral (näiteks teabenõude alusel) selgitab EKEI esmalt välja nõude esitanud isiku õiguse teabega tutvuda, samuti selle, kas küsitud dokumenti saab osaliselt või täielikult välja anda. Isikuandmed (näiteks kontaktandmed nagu (e-)posti aadress või telefoninumber) kaetakse kinni, muus osas sõltub juurdepääsu piiramine dokumendi sisust. Võimalikud juurdepääsupiirangute alused on toodud avaliku teabe seaduse §-s 35.

Hoolimata juurdepääsupiirangust väljastab EKEI dokumendi asutusele või isikule, kellel on otsene seadusest tulenev õigus seda küsida (nt kohtueelne menetleja või kohus).

Juhul kui pöördumine tehakse juriidilise isiku või asutuse nimel, tuleb kasutada vaid tööalaseid kontaktandmeid, kuna need kontaktandmed võivad olla nähtavad EKEI dokumendiregistris, millele pääseb ligi veebilehe kaudu.
Kui olete saatnud EKEIsse selgitustaotluse/märgukirja/teabenõude, millele vastamine on teise asutuse pädevuses, siis edastame selle sinna ning teavitame teid dokumendi edastamisest.

Milliseid juurdepääsupiiranguid kasutatakse eraisikutega suhtluseks?

Eraisikutega suhtluses kasutame juurdepääsupiiranguid vastavalt avaliku teabe seaduse § 35 nimetatud sätetele lisaks kehtestame juurdepääsupiiranguid dokumentidele, mis sisaldavad eriliiki isikuandmeid ja dokumentidele, mis sisaldavad tundlike isikuandmeid. Tundlikeks andmeteks loeme näiteks andmeid, mille avaldamisega võib kaasneda oht isiku elule ja tervisele või identiteedivargusele.

EKEI ei avalda dokumendiregistri kaudu eraisikute andmeid sisaldavaid dokumente. Dokumentidega on võimalik tutvuda teabenõude korras, kusjuures kolmandatele isikutele väljastatakse dokumente täies mahus ainult seadusega ettenähtud juhtudel või volikirja olemasolul.

Avaliku teabe seaduse § 38 lõige 1, § 30 lõige 4 lubab meil kirjavahetuse asjaolusid avalikustada, kui esineb ilmne avalikkuse huvi. Seda õigust kasutame üksnes väga erandlikel juhtudel ja hoidume asjaosaliste eraelu ülemääraselt riivamast. Muu hulgas, kui isik viib ise menetlusalase info avalikkuse ette, jätame endale õiguse anda vajadusel oma tegevuse kohta avalikkusele selgitusi. Me ei avalda teavet suuremas ulatuses kui isik ise eelnevalt on avalikustanud.

Kuidas veebipõhises dokumendiregistris näidatakse inimese nime? Täisnime või initsiaalidega?

EKEI dokumendiregistris ei näidata eraisikute nimesid, saatjaks märgime "Eraisik" ja initsiaalid. Saatja täisnimi on nähtav dokumendihaldussüsteemis asutusesiseselt.

EKEIsse pöördumisel peate arvestama, et riigiasutuse (EKEI) tegevus on avalik ning mõnel juhul võivad Teie isikuandmed – eelkõige teie nimi ja pöördumise fakt (teatud juhtudel ka selle sisu) – saada teatavaks kolmandatele isikutele või võidakse teie nimi ja pöördumise fakt avalikustada meie või volitatud töötleja dokumendiregistris. Selles avaldatakse avaliku teabe seaduse kohaselt kirjavahetuse andmed (kirja saatja ning saaja nimi ja kirja liik: „Selgitustaotlus“, „Märgukiri“ või „Teabenõue“). Kui väljendate oma pöördumises selget soovi, ei märgita dokumendiregistris teie ees- ja perekonnanime, vaid üksnes initsiaalid või märge „Eraisik“.

Kui inimene osaleb kirjavahetuses juriidilise isiku või asutuse töötajana, ettevõtjana või vaba elukutse esindajana, siis ei seata juurdepääsupiiranguid, kuna eeldame, et ei kasutata isiklikke kontaktandmeid.

Kui kaua säilitatakse eraisikutega seonduvat kirjavahetust?

Eraisikutega seotud kirjavahetust (selgitustaotlused, teabenõuded jm pöördumised) säilitame dokumendihaldussüsteemis viis aastat. Selle tähtaja ületanud dokumendid kuuluvad üldjuhul hävitamisele. Andmete säilitamise täpne aeg on leitav EKEI dokumentide loetelust.

Kirjale vastamise viisid: kas kasutatakse liht- või tähitud posti, krüpteeritud või krüpteerimata e-postiga?

Kui peame Teile vastamiseks väljastama juurdepääsupiiranguga Teie isikuandmeid, peame olema veendunud teie isikusamasuses. Seetõttu peate oma pöördumise omakäeliselt või digitaalselt allkirjastama.

Dokumente, mis sisaldavad eriliigilisi isikuandmeid ja millele on EKEIs seatud juurdepääsupiirang toimetatakse adressaadini tähitud postiga või krüpteeritult e-postiga.

Millistesse registritesse asutus isikuandmeid edastab?

EKEIs töötava isiku andmed edastame riikliku sõrmejälgede registrisse ja riiklikku DNA-registrisse. EKEI ei väljasta ega edasta isikuandmeid kolmandatele isikutele, välja arvatud juhul kui vastav kohustus tuleb seadusest või on selleks olemas andmesubjekti luba.

Kuidas inimene saab tutvuda tema enda andmetega?

Teil on õigus tutvuda enda kohta kogutud andmetega ja saada kinnitust selle kohta:

• kas teid käsitlevaid isikuandmeid töödeldakse ja kui töödeldakse, siis on teil õigus nõuda nende väljastamist;
• mis on nende kogumise eesmärk, kellele on teie isikuandmeid avalikustatud;
• kui kaua andmeid säilitatakse ning juhul, kui andmeid ei ole kogutud teilt endalt, siis teave nende allika kohta.

Tutvumiseks peate esitama meile taotluse ja tulenevalt avaliku teabe seaduse § 14 lg-st 2 olete kohustatud esitama taotluse vahetult koos oma isikut tõendava dokumendiga enda isiku tõendamiseks. Seetõttu peate taotluse omakäeliselt või digitaalselt allkirjastama.

Väljastame andmed teie soovitud viisil nii kiiresti kui võimalik, kuid mitte hiljem kui ühe kuu jooksul alates teie taotluse saamisest. Kui ühe kuu jooksul ei ole võimalik andmeid väljastada, teavitame teid sellest ja pikendame vastamise tähtaega kuni kahe kuu võrra.

Kui soovite nende väljastamist paberkandjal, võime avaliku teabe seaduse § 25 lg 2 kohaselt alates 21. leheküljest nõuda tasu kuni 0,19 eurot iga väljastatud lehekülje eest.

Kui meil ei ole teie isikuandmete kasutamiseks (enam) seaduslikku alust, võite nõuda nende kasutamise lõpetamist või kustutamist.

Keeldume teie tutvumissoovi täitmast üksnes siis, kui see võib:

• kahjustada teise isiku õigusi ja vabadusi,
• takistada kuriteo tõkestamist või kurjategija tabamist,
• raskendada tõe väljaselgitamist kriminaalmenetluses,
• ohustada lapse põlvnemise saladuse kaitsmist

Kuidas me hoiame ja kasutame teie isikuandmeid, kui kandideerite meile tööle?

Eesti Kohtuekspertiisi Instituuti tööle kandideerides on teie isikuandmete töötlemise eesmärgiks leida kandidaat, kelle haridus, töökogemus, teadmised ja oskused vastavad enim tööülesannete täitmiseks kehtestatud nõuetele ning teha kandidaadile ettepanek asuda töökohale. Tööle kandideerimisel lähtume töölepingu seadusega sätestatust ning ei küsi lisaks andmeid, mille vastu meil puudub õigustatud huvi.

Töökohtade täitmiseks korraldab konkursse ja värbamist personalitalitus ja kandidaadi dokumentidega tutvuvad ainult värbamisprotsessis osalevad töötajad. Kandidaatide dokumente ja andmeid kolmandatele isikutele ei avaldata, sest kandidaatide andmed on juurdepääsupiiranguga info, millele kolmandad isikud (sh pädevad asutused) saavad juurdepääsu ainult seaduses sätestatud juhtudel. Konkursikuulutuse avaldamiseks kasutame värbamisportaale. Lisaks saab ja võib vabale töökohale kandideerida meile otse kirjutades ning kandideerimistaotlust esitades.

Konkursikuulutuses nimetame kandidaadile esitatavad nõuded haridusele, töökogemusele, teadmistele ja oskustele ning ka konkursil osalemiseks esitatavad dokumendid ja nende esitamise tähtaeg, sh muud olulised tingimused, mis võivad erineda tavapärasest tööst.

Kandidaatide hariduse, töökogemuse, teadmiste ja oskuste vastavuse hindamiseks tööülesannete täitmiseks kehtestatud nõuetele võime kasutada järgmiseid meetodeid:

• kandideerimise käigus esitatud dokumentide analüüs, millega kandidaat tõendab vastavust töökohale kehtestatud nõuetele;
• intervjuu;
• testimine;
• kirjalik ülesanne;
• proovitöö või muu kandidaadi hindamiseks asjakohane meetod.

Igal kandidaadil on õigus saadud teabega tutvuda ja esitada omapoolseid selgitusi või vastuväited. Eeldame, et kandideerimisdokumentides, soovitajana esitatud isikutega võime suhelda ilma lisaloata ja soovitajad on nõustunud sellega, et võime nende poole teabe saamiseks pöörduda ja kandideerija on andnud nõusoleku enda kohta käivatele küsimustele vastamiseks.

Instituudi andmekaitsespetsialist on asjaajamisjuht Merilyn Pallas
e-post [email protected] või tel 663 6608

Võrgukodu vastutav töötleja on Eesti Kohtuekspertiisi Instituut
EKEI kontaktandmed

Võrgukodu infotehnoloogiat haldab volitatud töötlejana Registrite ja Infosüsteemide Keskus
RIK kontaktandmed